Le problème spécifique du droit des sociétés : des documents volumineux et sensibles
En tant qu'avocat en droit des sociétés, vous accompagnez des dirigeants sur des opérations stratégiques : levées de fonds, cessions, restructurations, création de holdings...
Le problème ? Ces opérations nécessitent la collecte de dizaines de documents corporate, souvent volumineux, parfois confidentiels, et toujours urgents.
Les irritants quotidiens que vous connaissez bien :
1. Des documents dispersés dans plusieurs outils
Votre client dirigeant vous envoie :
- Le Kbis par email
- Les statuts via WeTransfer
- Les bilans comptables par Dropbox
- Le pacte d'associés "je te l'envoie demain" (et vous relancez 3 fois)
Résultat : vous passez 2 heures à reconstituer le dossier avant même de commencer l'analyse juridique.
2. Des versions de documents non à jour
"Ah non, ce n'est pas la bonne version des statuts, on a fait une AGE en septembre..."
Vous découvrez au moment de rédiger l'acte que les documents reçus ne sont pas à jour. Retour à la case départ.
3. Des documents incomplets ou partiels
Le client vous envoie le bilan comptable... mais sans les annexes.
Ou les statuts... mais sans les PV d'AG modificatifs.
4. Un risque de confidentialité
Envoyer un pacte d'associés ou un business plan par email non sécurisé = risque de fuite d'informations stratégiques.
La solution : un data room simplifié pour chaque opération
Comment ça marche pour une opération M&A ?
Étape 1 : Vous créez un espace sécurisé dédié
Type d'opération : Cession de parts sociales
La checklist s'adapte automatiquement :
Documents sociaux
- □ Kbis à jour (moins de 3 mois)
- □ Statuts à jour + tous PV d'AG modificatifs
- □ Pacte d'associés (si existant)
- □ Registre des mouvements de titres
- □ Liste à jour des associés
Documents comptables et fiscaux
- □ 3 derniers bilans comptables + annexes
- □ Liasse fiscale N-1 et N-2
- □ Situation comptable intermédiaire
- □ Déclarations fiscales (IS, TVA, CFE)
Documents juridiques
- □ Baux commerciaux
- □ Contrats en cours (clients, fournisseurs)
- □ Contrats de travail des salariés
- □ Polices d'assurance
- □ Propriété intellectuelle (marques, brevets, noms de domaine)
Due diligence
- □ Litiges en cours
- □ Procédures de contrôle (URSSAF, impôts)
- □ Passif social (dette salariale, primes, intéressement)
Étape 2 : Votre client dirigeant reçoit un accès sécurisé
Il se connecte à un espace où il peut :
- Uploader les documents demandés
- Voir ce qui a été validé par vous
- Suivre l'avancement global du dossier
Important : Vous pouvez donner des accès différenciés :
- Le dirigeant : accès total
- L'expert-comptable : accès uniquement section comptable
- Le DAF : accès documents fiscaux et sociaux
Étape 3 : Validation et organisation automatique
Dès qu'un document est déposé, vous recevez une notification.
Vous validez ou refusez avec un commentaire :
- ✅ "Kbis OK"
- ❌ "Statuts : il manque le PV d'AGE du 15/09/2023"
Le client est notifié instantanément et sait exactement ce qu'il doit compléter.
Étape 4 : Export structuré vers votre outil
Une fois le dossier validé, vous exportez l'ensemble dans votre GED (Doxis, NetDocuments, iManage...) avec l'arborescence déjà créée :
📁 SAS TECH INNOVATIONS - Cession parts
📁 1. Documents sociaux
📄 Kbis_2024.pdf
📄 Statuts_consolidés.pdf
📁 2. Documents comptables
📄 Bilan_2023.pdf
📄 Bilan_2022.pdf
📁 3. Contrats
📄 Bail_commercial.pdf
Les bénéfices concrets pour votre pratique en M&A et corporate
1. Accélération drastique de la phase de collecte
Avant :
- Semaine 1 : Email initial demandant les documents
- Semaine 2 : Relance (le client n'a pas tout envoyé)
- Semaine 3 : Seconde relance + appel
- Semaine 4 : Vous commencez enfin à analyser (mais il manque encore des pièces)
Durée moyenne : 3 semaines
Après :
- Jour 1 : Envoi du portail sécurisé
- Jour 2 : Le client commence à uploader
- Jour 3-4 : Relances automatiques pour les pièces manquantes
- Jour 5 : Dossier complet et validé
Durée moyenne : 5 jours
→ Vous gagnez 2 semaines sur chaque opération.
2. Sécurisation des données sensibles
- Accès protégé par mot de passe
- Chiffrement des documents
- Traçabilité complète (qui a déposé quoi, quand)
- Aucun envoi par email non sécurisé
3. Réduction des erreurs et oublis
La checklist systématique garantit que vous n'oubliez jamais de demander :
- Les PV d'AG modificatifs
- Les annexes comptables
- Les contrats de cession de parts antérieurs
4. Collaboration fluide avec l'expert-comptable
Au lieu de faire l'intermédiaire entre le dirigeant et l'EC, vous donnez un accès direct à l'expert-comptable pour qu'il dépose lui-même les documents comptables.
Résultat : Vous économisez 10 emails et 3 appels téléphoniques.
Cas pratique fictif : Cabinet Marchand & Associés (Paris)
Profil :
- Cabinet de 8 avocats spécialisés en droit des sociétés et M&A.
- Accompagnement de PME en croissance et opérations de cession.
Situation avant Spacely :
- Durée moyenne de collecte de documents : 18 jours
- 40% des opérations retardées à cause de documents manquants
- Assistante juridique passant 50% de son temps à relancer les clients
Situation après Spacely :
- Durée moyenne de collecte : 4 jours
- 95% des dossiers complets dès la première validation
- Assistante juridique libérée pour de la rédaction d'actes
ROI sur une opération M&A moyenne :
Sans Spacely :
- 18 jours de collecte
- 8 heures d'associé perdues en relances
- 12 heures d'assistante perdues en coordination
Avec Spacely :
- 4 jours de collecte
- 1 heure d'associé (création portail + validation)
- 2 heures d'assistante (suivi simple)
→ Gain de 7h associé + 10h assistante = 3 500€ économisés par dossier
Sur 30 opérations/an = 105 000€ de temps récupéré.
Les documents indispensables selon le type d'opération
Création de société (SAS, SARL, SCI...)
- □ Projet de statuts
- □ Pièces d'identité des associés
- □ Justificatifs de domicile des associés
- □ Déclaration de non-condamnation
- □ Attestation de dépôt des fonds (banque)
- □ Bail du siège social ou domiciliation
- □ Déclaration des bénéficiaires effectifs
Augmentation de capital
- □ Statuts à jour
- □ Dernier bilan approuvé
- □ PV du conseil décidant l'augmentation
- □ Engagement de souscription des nouveaux associés
- □ Attestation du dépositaire des fonds
- □ Rapport du commissaire aux apports (si apports en nature)
Cession de parts / actions
- □ Statuts à jour + tous PV modificatifs
- □ Registre des mouvements de titres
- □ 3 derniers bilans + annexes
- □ Pacte d'associés
- □ Actes de cession antérieurs
- □ Agrément des associés (si clause d'agrément)
- □ Due diligence complète (litiges, dettes, contrats en cours)
Restructuration / Holding
- □ Organigramme juridique actuel
- □ Statuts de toutes les sociétés du groupe
- □ Conventions intra-groupe
- □ Bilans consolidés
- □ Pactes d'associés
- □ Projet de restructuration avec schéma cible
Les erreurs fatales à éviter en corporate
❌ Erreur n°1 : Ne pas demander les PV d'AG modificatifs
Vous recevez les statuts initiaux, mais le capital a été augmenté 2 fois depuis. Vous découvrez l'erreur au moment de rédiger l'acte de cession.
✅ Bonne pratique : Demander systématiquement "Statuts à jour + TOUS les PV d'AG ayant modifié les statuts".
❌ Erreur n°2 : Accepter des bilans sans annexes
Les annexes comptables contiennent des informations cruciales : engagements hors bilan, litiges provisionnés, événements postérieurs à la clôture...
✅ Bonne pratique : La checklist bloque le dépôt si les annexes ne sont pas jointes au bilan.
❌ Erreur n°3 : Ne pas vérifier la date du Kbis
Un Kbis de plus de 3 mois n'a aucune valeur juridique pour une opération.
✅ Bonne pratique : L'outil vérifie automatiquement la date du Kbis et alerte si trop ancien.
❌ Erreur n°4 : Échanger des documents sensibles par email
Pacte d'associés, business plan, due diligence... Ces documents ne doivent JAMAIS transiter par email classique.
✅ Bonne pratique : Portail sécurisé avec accès chiffré et traçabilité complète.
Checklist : Préparer une due diligence en 48h
J-2 : Création du portail
- □ Identifier le type d'opération (cession, levée de fonds, fusion...)
- □ Adapter la checklist de documents
- □ Créer les accès pour le dirigeant, l'EC et le DAF
- □ Envoyer le lien sécurisé
J-1 : Suivi et relances automatiques
- □ L'outil relance automatiquement pour les pièces manquantes
- □ Vous validez au fur et à mesure les documents reçus
- □ Vous demandez des compléments si nécessaire
J : Finalisation
- □ Validation finale de tous les documents
- □ Export structuré vers votre GED
- □ Début de l'analyse juridique
Résultat : Dossier complet en 48h au lieu de 3 semaines.
Conclusion : le temps, c'est de l'argent (littéralement)
En droit des sociétés, chaque jour de retard dans la collecte de documents retarde la signature de l'acte.
Et retarder la signature, c'est :
- Reporter votre facturation
- Risquer que l'opération échoue (changement de valorisation, désaccord...)
- Frustrer votre client qui attend de signer
Automatiser la collecte de documents corporate, c'est :
- ✅ Facturer 2 semaines plus tôt
- ✅ Sécuriser les données sensibles
- ✅ Offrir une expérience client premium
- ✅ Libérer du temps pour du conseil à haute valeur ajoutée
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