Glossaire
Termes clés de l'onboarding client et du workflow automatisé
Ce glossaire vous aide à comprendre les termes essentiels de l'onboarding client automatisé et du workflow de collecte de documents.
Onboarding client
Définition
Processus d'intégration d'un nouveau client dans votre organisation. L'onboarding client inclut la collecte de documents (pièces d'identité, justificatifs, contrats), la validation de l'identité (KYC), la signature de contrats et la mise en place du dossier client. Un onboarding réussi garantit une première impression positive et pose les bases d'une relation client durable.
Exemple d'utilisation
Un cabinet d'avocat lance l'onboarding d'un nouveau client en lui envoyant une checklist de documents à fournir via un portail sécurisé.
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Marque blanche (White-label)
Définition
Solution logicielle ou service que vous pouvez personnaliser avec votre propre identité visuelle (logo, couleurs, nom de domaine) sans aucune référence au fournisseur de la solution. En marque blanche, vos clients pensent utiliser un outil développé par votre cabinet, alors qu'il est fourni par un tiers (comme Spacely).
Exemple d'utilisation
Avec Spacely en marque blanche, vos clients ne voient que votre logo et vos couleurs.
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Workflow
Définition
Séquence automatisée d'étapes ou de tâches organisées dans un ordre logique pour accomplir un processus métier. Dans le contexte de l'onboarding, un workflow type serait : upload du document → notification à l'avocat → validation → notification au client → archivage. Les workflows automatisent les tâches répétitives et garantissent qu'aucune étape n'est oubliée.
Exemple d'utilisation
Un workflow d'approbation dans Spacely : le client upload un justificatif, vous recevez une notification, vous validez le document, le client est notifié automatiquement.
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Checklist interactive
Définition
Liste de tâches ou de documents à compléter, présentée sous forme interactive avec suivi de la progression en temps réel. Chaque élément peut être coché une fois complété, et l'utilisateur voit immédiatement combien d'éléments restent à faire (ex: 7/10 documents fournis). Les checklists interactives guident l'utilisateur étape par étape et réduisent les oublis.
Exemple d'utilisation
Dans Spacely, le client se connecte à son portail et voit une checklist avec 10 documents demandés. Il en a fourni 5, et la barre de progression affiche 50%.
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KYC (Know Your Customer)
Définition
Procédure de vérification de l'identité d'un client, obligatoire pour les professions réglementées (avocats, notaires, experts-comptables, banques). Le KYC permet de lutter contre le blanchiment d'argent (LCB-FT) et le financement du terrorisme. Il inclut la collecte et la vérification de pièces d'identité, justificatifs de domicile, et parfois l'origine des fonds.
Exemple d'utilisation
Un avocat doit effectuer le KYC de son nouveau client en collectant une pièce d'identité en cours de validité, un justificatif de domicile de moins de 3 mois et un RIB.
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Compliance / Conformité
Définition
Respect des réglementations légales et des normes en vigueur dans votre secteur d'activité. Pour les professions juridiques, la compliance inclut le respect du RGPD (protection des données personnelles), de la LCB-FT (lutte contre le blanchiment), du secret professionnel de l'avocat, et des obligations d'archivage (10 ans minimum pour les documents juridiques).
Exemple d'utilisation
Spacely garantit la compliance RGPD en hébergeant les données en Europe, en chiffrant les documents de bout en bout (E2EE), et en fournissant des logs d'activité.
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Portail client
Définition
Espace web sécurisé et personnalisé dédié à un client spécifique, où il peut échanger des documents, consulter l'état de son dossier, signer des contrats et communiquer avec votre cabinet. Le portail client centralise toutes les interactions et remplace les emails désorganisés.
Exemple d'utilisation
Votre client reçoit un lien vers son portail Spacely personnalisé. Il s'y connecte avec son mot de passe et peut uploader ses documents, voir lesquels ont été validés, et signer électroniquement son contrat.
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E-signature / Signature électronique
Définition
Signature numérique apposée sur un document électronique, ayant la même valeur juridique qu'une signature manuscrite selon le règlement eIDAS européen et l'article 1367 du Code civil français. La signature électronique garantit l'identité du signataire, l'intégrité du document signé, et l'horodatage de la signature. Elle se décline en plusieurs niveaux : signature simple, signature avancée, et signature qualifiée.
Exemple d'utilisation
Dans Spacely, votre client signe électroniquement son contrat de prestation.
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Workflow d'approbation
Définition
Circuit de validation interne où un document ou une demande doit être approuvé par une ou plusieurs personnes avant de passer à l'étape suivante. Dans le contexte de l'onboarding, le workflow d'approbation permet à l'avocat de vérifier chaque document uploadé par le client avant de l'accepter définitivement. L'avocat peut approuver, refuser ou demander une modification.
Exemple d'utilisation
Le client upload son justificatif de domicile. Vous recevez une notification, consultez le document et cliquez sur Approuver. Le client est instantanément notifié que son document a été accepté.
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Automatisation des reminders
Définition
Envoi automatique de relances par email à intervalles définis si une action n'a pas été effectuée. Dans le contexte de l'onboarding, les reminders automatiques sont envoyés aux clients qui n'ont pas fourni tous les documents demandés. Vous configurez la fréquence (tous les 3 jours, 7 jours, etc.) et le nombre maximum de relances.
Exemple d'utilisation
Votre client n'a fourni que 3 documents sur 10 demandés. Spacely lui envoie automatiquement un reminder par email tous les 3 jours avec la liste des documents manquants, jusqu'à ce qu'il complète sa checklist.
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Questions fréquentes sur ces termes
Quelle est la différence entre onboarding et KYC ?
L'onboarding est le processus global d'intégration d'un nouveau client (collecte documents, signature contrats, mise en place dossier). Le KYC est une étape spécifique de l'onboarding : la vérification de l'identité du client pour lutter contre le blanchiment.
Les reminders automatiques sont-ils intrusifs pour le client ?
Non, au contraire. Les reminders sont perçus positivement car ils aident le client à ne pas oublier ce qu'il doit fournir. Vous contrôlez la fréquence (ex: tous les 3 jours) pour ne pas être trop insistant.
Un workflow d'approbation ralentit-il le processus ?
Non. Le workflow d'approbation accélère le processus en évitant les documents incomplets ou incorrects. Vous validez uniquement les documents conformes, ce qui évite les allers-retours par email.
Prêt à automatiser votre onboarding client ?
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