Documentation Spacely
Guide complet pour automatiser votre onboarding client avec Spacely
Table des matières
A. Premiers pas
1Créer un compte
Étape 1 : Rendez-vous sur la page d'inscription et entrez votre email professionnel.
Étape 2 : Vérifiez votre boîte email et cliquez sur le lien d'activation reçu.
Étape 3 : Complétez votre profil : nom du cabinet, adresse, numéro SIRET, et informations de contact.
Étape 4 : Choisissez votre plan tarifaire ou commencez l'essai gratuit de 14 jours (aucune carte bancaire requise).
💡 Astuce : Durant l'essai gratuit, vous avez accès à toutes les fonctionnalités premium sans limitation.
2Inviter vos clients
Étape 1 : Dans votre dashboard, cliquez sur "Nouveau client" ou "Inviter un client".
Étape 2 : Entrez les informations du client : nom, prénom, email, numéro de téléphone (optionnel).
Étape 3 : Sélectionnez la checklist à associer (ou créez-en une nouvelle).
Étape 4 : Personnalisez le message d'invitation (optionnel) et cliquez sur "Envoyer l'invitation".
Étape 5 : Le client reçoit un email avec un lien vers son portail personnalisé. Il crée son mot de passe et accède à sa checklist.
✅ Résultat : Le client voit uniquement votre marque (logo, couleurs) et peut commencer à uploader ses documents immédiatement.
3Télécharger documents (côté client)
Expérience client : Une fois connecté à son portail, le client voit la liste des documents demandés sous forme de checklist interactive.
Upload de document : Le client clique sur un élément de la checklist, puis sur "Télécharger un document". Il peut glisser-déposer un fichier ou le sélectionner depuis son ordinateur.
Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX (configurable dans les paramètres de la checklist).
Sécurité : Tous les documents sont chiffrés de bout en bout (E2EE) dès l'upload.
Statut en temps réel : Le client voit la progression de sa checklist (ex: 5/10 documents fournis) et reçoit une notification à chaque validation de votre part.
B. Éditeur de Checklist
Comment créer une checklist
1. Accéder à l'éditeur : Dans le menu principal, cliquez sur "Checklists" puis "Créer une nouvelle checklist".
2. Nommer la checklist : Donnez un nom clair (ex: "KYC Client Personne Physique", "Dossier Divorce", "Création SAS").
3. Ajouter des éléments : Cliquez sur "Ajouter un élément" pour chaque document requis. Exemples :
- Pièce d'identité (recto-verso)
- Justificatif de domicile de moins de 3 mois
- RIB
- Kbis de moins de 3 mois
- Statuts de la société
4. Configurer chaque élément : Pour chaque document, vous pouvez :
- Définir s'il est obligatoire ou optionnel
- Ajouter une description ou des instructions (ex: "Le justificatif doit être à votre nom et daté de moins de 3 mois")
- Limiter les formats acceptés (PDF uniquement, images, etc.)
- Définir la taille maximale du fichier
5. Organiser l'ordre : Glissez-déposez les éléments pour définir l'ordre d'affichage dans le portail client.
6. Sauvegarder : Cliquez sur "Enregistrer la checklist". Elle est maintenant disponible pour être assignée à vos clients.
Utiliser les templates prédéfinis
Spacely propose des templates de checklists prêts à l'emploi pour les cas d'usage les plus courants :
KYC Personne Physique
Vérification d'identité client particulier
KYC Personne Morale
KYC pour entreprises et sociétés
Dossier Divorce
Documents nécessaires pour procédure de divorce
Création SAS/SARL
Documents pour création de société
Succession
Pièces justificatives pour dossier de succession
Acte de Vente Immobilière
Documents vendeur et acquéreur
Comment utiliser un template : Lors de la création d'une checklist, cliquez sur "Partir d'un template", sélectionnez le template souhaité, puis personnalisez-le selon vos besoins.
💡 Astuce : Vous pouvez également transformer n'importe quelle checklist en template pour la réutiliser avec d'autres clients.
Configurer les notifications et reminders
Notifications automatiques : Spacely envoie automatiquement des notifications par email dans les cas suivants :
- Le client upload un nouveau document → Vous êtes notifié
- Vous validez ou refusez un document → Le client est notifié
- La checklist est complétée à 100% → Vous êtes notifié
- Un document expire (si date d'expiration définie) → Vous et le client êtes notifiés
Reminders automatiques : Configurez l'envoi de relances automatiques pour les documents manquants :
- Fréquence : tous les 2, 3, 5 ou 7 jours
- Nombre maximum de relances (ex: arrêter après 3 relances)
- Personnalisation du message de relance
Configurer les reminders : Dans les paramètres de la checklist, section "Reminders automatiques", activez l'option et définissez vos préférences.
C. Gestion du Workflow
Workflows d'approbation
Le workflow d'approbation vous permet de valider chaque document avant qu'il soit considéré comme accepté.
Processus standard :
- Upload client : Le client télécharge un document. Le statut passe à "En attente de validation".
- Notification avocat : Vous recevez une notification par email et dans votre dashboard.
- Révision : Vous consultez le document dans votre interface. Vous avez 3 options :
- Approuver : Le document est validé, le statut passe à "Approuvé"
- Refuser : Vous indiquez la raison du refus, le client est notifié et doit uploader un nouveau document
- Demander modification : Vous laissez un commentaire avec les ajustements nécessaires
- Notification client : Le client reçoit instantanément votre décision par email et dans son portail.
✅ Traçabilité : Toutes les actions (upload, validation, refus, commentaires) sont enregistrées avec horodatage dans les logs d'activité.
Reminders automatiques
Les reminders automatiques relancent vos clients par email quand des documents sont manquants.
Configuration : Dans les paramètres de chaque checklist, activez les reminders et définissez :
- Délai avant le 1er reminder (ex: 3 jours après l'invitation)
- Fréquence des relances (ex: tous les 3 jours)
- Nombre maximum de relances (ex: 5 relances maximum)
- Message personnalisé (optionnel)
Contenu du reminder : L'email de relance contient :
- La liste des documents manquants
- Un lien direct vers le portail client
- Votre message personnalisé (si défini)
- Les coordonnées de votre cabinet pour toute question
💡 Résultat : Les cabinets utilisant les reminders automatiques constatent une réduction de 70% du temps passé aux relances manuelles.
Suivi des statuts en temps réel
Le dashboard Spacely vous offre une vue d'ensemble en temps réel de tous vos dossiers clients.
Statuts disponibles :
Invitation envoyée, client pas encore connecté
Client a commencé à uploader des documents
Documents en attente de votre approbation
Tous les documents validés
Document refusé, action client requise
Filtres et recherche : Dans le dashboard, vous pouvez filtrer par statut, client, date, ou type de checklist. Vous pouvez aussi rechercher un client par nom ou email.
D. Signature Électronique
Comment signer un document
La signature électronique est intégrée nativement dans Spacely. Vos clients peuvent signer des documents directement depuis leur portail.
E. Personnalisation de Marque
Ajouter votre logo
Votre logo apparaît dans le portail client, les emails envoyés à vos clients, et les documents générés par Spacely.
Comment ajouter votre logo :
- Accédez à Paramètres → Branding → Logo
- Cliquez sur "Uploader un logo"
- Sélectionnez votre fichier logo (PNG, JPG ou SVG recommandé)
- Ajustez la taille et la position si nécessaire
- Cliquez sur "Enregistrer"
Recommandations :
- Format PNG avec fond transparent pour un rendu optimal
- Dimensions recommandées : 400x100 pixels minimum
- Poids du fichier : moins de 2 Mo
Personnaliser les couleurs
Adaptez les couleurs du portail client pour qu'elles correspondent à votre charte graphique.
Éléments personnalisables :
- Couleur primaire : Boutons, liens, éléments interactifs
- Couleur secondaire : Arrière-plans, sections
- Couleur d'accent : Notifications, badges
- Couleur du texte : Texte principal et secondaire
Comment personnaliser :
- Accédez à Paramètres → Branding → Couleurs
- Cliquez sur chaque palette de couleurs pour ouvrir le sélecteur
- Choisissez votre couleur (code HEX, RGB ou via le sélecteur visuel)
- Prévisualisez le rendu en temps réel dans le panneau de droite
- Cliquez sur "Enregistrer les modifications"
💡 Astuce : Utilisez les codes couleurs de votre charte graphique existante pour une cohérence parfaite avec votre identité de marque.
F. FAQ Technique
Puis-je dupliquer une checklist existante ?
Oui. Dans la liste des checklists, cliquez sur les trois points (⋯) à côté de la checklist à dupliquer, puis 'Dupliquer'. Vous pouvez ensuite modifier la copie selon vos besoins.
Comment supprimer un document uploadé par erreur ?
Dans le dossier client, cliquez sur le document à supprimer, puis sur l'icône corbeille. Une confirmation vous sera demandée.
Les clients peuvent-ils uploader plusieurs fichiers pour un même élément de checklist ?
Oui. Lors de la création d'un élément de checklist, vous pouvez activer l'option 'Autoriser plusieurs fichiers'. Le client pourra alors uploader plusieurs documents (ex: plusieurs pages d'un même justificatif).
Comment exporter les données d'un client ?
Dans le dossier client, cliquez sur 'Exporter' pour télécharger l'ensemble des documents du client.
Quelle est la taille maximale des fichiers uploadés ?
Par défaut, la taille maximale est de 50 Mo par fichier. Cette limite peut être augmentée sur demande pour les plans Premium et Entreprise.
Besoin d'aide ?
Notre équipe support est là pour vous accompagner.