Comment automatiser l'onboarding client
Guide complet pour transformer votre processus d'onboarding et gagner 70% de temps
Pourquoi l'onboarding client est crucial
L'onboarding client est la première impression que vous donnez à vos nouveaux clients. C'est le moment où ils découvrent votre organisation, votre professionnalisme et la valeur de vos services.
Un onboarding mal géré peut :
- Créer de la frustration chez le client (documents perdus, relances multiples, délais longs)
- Vous faire perdre un temps précieux en gestion administrative
- Retarder le démarrage du dossier et impacter votre rentabilité
- Donner une image non professionnelle de votre cabinet
À l'inverse, un onboarding automatisé et fluide :
- Rassure le client et renforce sa confiance en vos services
- Vous libère du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier
- Accélère le démarrage des dossiers et améliore votre efficacité
- Valorise votre image de marque avec un portail moderne et brandé
Les problèmes de la méthode email + PDF
Désorganisation totale
Documents éparpillés dans plusieurs fils d'emails. Impossible de savoir qui a envoyé quoi et quand.
Pièces jointes perdues
Emails supprimés par erreur, boîte mail pleine, fichiers trop volumineux bloqués par le serveur.
Relances manuelles chronophages
Vous devez relancer manuellement chaque client pour les documents manquants. Perte de temps considérable.
Absence de traçabilité
Aucune preuve de réception, aucun horodatage. Problématique en cas de litige ou contrôle.
Expérience client médiocre
Le client ne sait pas quels documents il a déjà envoyés ni ce qui manque. Frustration et confusion.
Risques de sécurité
Documents sensibles envoyés en clair par email. Non conforme RGPD si données personnelles ou confidentielles.
Résultat : Un cabinet moyen passe entre 5 et 10 heures par semaine uniquement sur la gestion administrative de l'onboarding client. C'est du temps perdu qui pourrait être facturé.
Les bénéfices de l'automatisation
Gain de temps de 70%
70%Automatisation complète des relances, notifications et suivi. Plus besoin de relancer manuellement.
Réduction des erreurs
90%Checklists standardisées garantissent qu'aucun document n'est oublié. Validation avant acceptation.
Expérience client fluide
95%Portail intuitif où le client voit exactement ce qui est attendu. Progression en temps réel.
Traçabilité complète
100%Logs d'activité horodatés pour chaque action : upload, validation, refus, commentaire.
Conformité RGPD
100%Chiffrement E2EE, hébergement Europe, consentement intégré. Respect du secret professionnel.
Image professionnelle
★★★★★Portail en marque blanche avec votre logo et couleurs. Valorise votre cabinet auprès des clients.
ROI moyen : investissement rentabilisé dès le 1er mois
Le temps gagné sur l'administratif peut être réinvesti dans des missions facturables
Comment automatiser l'onboarding avec Spacely
Créer votre template de checklist
5 minDéfinissez une fois pour toutes les documents nécessaires pour votre onboarding type. Spacely propose des templates prédéfinis (KYC, divorce, création société, etc.) que vous pouvez personnaliser.
Personnaliser votre portail client
3 minAjoutez votre logo et personnalisez les couleurs. Vos clients ne verront que votre marque.
Inviter votre client par email
30 secSaisissez l'email de votre client, sélectionnez la checklist et cliquez sur Envoyer. Le client reçoit instantanément une invitation avec un lien vers son portail personnalisé.
Le client upload ses documents
10-15 minLe client se connecte à son portail, voit la liste des documents demandés et les télécharge en quelques clics. Upload sécurisé avec chiffrement E2EE. Il voit sa progression en temps réel (ex: 5/10 documents fournis).
Validation interne
2 min/docVous recevez une notification pour chaque document uploadé. Vous consultez le document et l'approuvez, le refusez ou demandez une modification. Le client est notifié instantanément de votre décision.
E-signature si nécessaire
1 minSi un contrat doit être signé, ajoutez-le à la checklist avec les champs de signature. Le client signe électroniquement dans le portail.
Archivage sécurisé automatique
AutomatiqueTous les documents validés et signés sont automatiquement archivés avec traçabilité complète. Logs d'activité disponibles à tout moment. Conformité RGPD et archivage légal 10 ans.
Temps total de mise en route : moins de 10 minutes
Voir la documentation complète →Exemples réels d'automatisation
Cabinet droit des sociétés
KYC automatisé
❌ Avant Spacely
7 jours en moyenne avec 3-4 relances manuelles par client
✅ Avec Spacely
24h avec reminders automatiques. Taux de complétion 95%
🎯 Résultat : 6 jours gagnés par client
Cabinet droit de la famille
Dossier divorce complet
❌ Avant Spacely
10-15 jours avec emails désorganisés et documents perdus
✅ Avec Spacely
48h avec checklist structurée (acte mariage, livret famille, justifs revenus, etc.)
🎯 Résultat : 13 jours gagnés par dossier
Étude notariale
Acte de vente immobilière
❌ Avant Spacely
14 jours avec relances multiples vendeur + acquéreur
✅ Avec Spacely
3 jours avec 2 portails séparés (vendeur + acquéreur) et suivi centralisé
🎯 Résultat : 11 jours gagnés par vente
Exemple de template de checklist KYC
Voici un exemple de checklist type pour le KYC (Know Your Customer) d'une personne physique :
Avec Spacely, vous créez ce template une fois et le réutilisez pour tous vos clients. Vous pouvez aussi ajouter des instructions (ex: "Le justificatif doit être à votre nom et daté de moins de 3 mois").
Planifier une démoConclusion : automatiser = investissement rentable
Automatiser votre onboarding client n'est plus un luxe, c'est une nécessité pour rester compétitif et offrir une expérience client moderne.
Les bénéfices sont immédiats :
- •70% de temps gagné sur la gestion administrative
- •Expérience client premium qui valorise votre cabinet
- •Conformité RGPD garantie avec traçabilité complète
- •ROI dès le 1er mois grâce au temps libéré
Avec Spacely, vous êtes opérationnel en moins de 10 minutes et vous automatisez l'intégralité de votre onboarding client : de l'invitation à l'archivage sécurisé.