Le constat : une phase de collecte chronophage et source d'erreurs
En tant qu'avocat en droit du travail, vous le savez : la collecte des pièces justificatives est l'une des phases les plus chronophages de l'ouverture d'un dossier de contentieux prud'homal.
Entre les bulletins de paie manquants, les contrats de travail incomplets, les certificats médicaux illisibles et les échanges de mails dispersés, vous pouvez facilement perdre 3 à 5 heures par dossier avant même de pouvoir analyser le fond du litige.
Les problèmes concrets que vous rencontrez :
1. La liste interminable de documents à collecter
- 12 derniers bulletins de paie (minimum)
- Contrat de travail + avenants éventuels
- Certificats de travail et attestations Pôle Emploi
- Certificats médicaux et arrêts de travail
- Courriers de mise en demeure, LRAR, mails échangés avec l'employeur
- Procès-verbaux de réunion avec les représentants du personnel
- Fiches de poste, règlement intérieur...
2. Des clients souvent peu organisés
Vos clients salariés sont en situation de stress (licenciement, harcèlement, burn-out...). Ils ont rarement tous leurs documents classés et accessibles immédiatement.
3. Des relances manuelles à répétition
"Monsieur Dupont, il me manque toujours vos 3 derniers bulletins de paie..."
"Madame Martin, le certificat médical que vous m'avez envoyé n'est pas lisible..."
Chaque relance = un email, un appel, du temps perdu.
4. Un risque de prescription
En droit du travail, les délais sont serrés. Un dossier incomplet qui traîne = un risque de voir votre client perdre ses droits par prescription.
La solution : un portail de collecte dédié au droit du travail
Comment ça fonctionne concrètement ?
Étape 1 : Vous créez un portail personnalisé en 2 minutes
Vous sélectionnez le type de contentieux :
- Licenciement abusif
- Harcèlement moral/sexuel
- Discrimination
- Rupture conventionnelle contestée
- Accident du travail / maladie professionnelle
- Heures supplémentaires impayées
La checklist de documents s'adapte automatiquement. Pour un licenciement, par exemple :
- ✓ 12 derniers bulletins de paie
- ✓ Contrat de travail + avenants
- ✓ Lettre de licenciement + LRAR
- ✓ Certificat de travail
- ✓ Attestation Pôle Emploi
- ✓ Courriers d'échange avec l'employeur
Étape 2 : Votre client reçoit un lien sécurisé
Il accède à un portail clair et guidé où il peut :
- Voir exactement ce qui est attendu (avec des exemples visuels)
- Déposer ses documents depuis son téléphone ou ordinateur
- Suivre sa progression en temps réel
Étape 3 : Les relances se font automatiquement
Si au bout de 48h, il manque les bulletins de paie → email automatique :
"Bonjour Monsieur Dupont, pour que Maître [Nom] puisse défendre efficacement vos intérêts, merci de déposer vos 12 derniers bulletins de paie. Vous pouvez les prendre en photo depuis votre téléphone."
Étape 4 : Vous validez en 1 clic
Vous recevez une notification dès que le dossier est complet. Vous vérifiez la conformité des pièces en quelques clics :
- Bulletins lisibles ? ✓
- Période couverte correcte ? ✓
- Signature présente sur le contrat ? ✓
Une fois validé, tout est exporté dans votre logiciel métier (Lexis 360, Secib, Julhiet Sterwen...).
Les bénéfices concrets pour votre cabinet
1. Gain de temps immédiat : 3 à 5h par dossier
Au lieu de passer 5h à :
- Rédiger des emails de relance personnalisés
- Trier 20 pièces jointes reçues dans 10 emails différents
- Vérifier manuellement que tout est conforme
Vous passez 30 minutes à :
- Créer le portail (2 min)
- Valider les pièces reçues (10 min)
- Analyser le fond du dossier (18 min)
ROI : Vous récupérez 4h30 de temps facturable par dossier.
2. Réduction du stress client
Votre client sait exactement où il en est. Plus de "Est-ce que Maître a bien reçu mes documents ?" ou "Qu'est-ce qu'il manque encore ?"
Le portail lui indique en temps réel ce qui a été validé et ce qui manque.
3. Zéro risque d'oubli
La checklist est systématique. Impossible d'oublier de demander :
- Les certificats médicaux pour un dossier de burn-out
- Les fiches de paie pour calculer l'indemnité de licenciement
- Les échanges de mails pour prouver le harcèlement
4. Accélération de la mise en facturation
Dossier complet plus vite = analyse juridique plus rapide = provision d'honoraires demandée plus tôt.
Exemple concret :
- Sans outil : 15 jours pour obtenir un dossier complet
- Avec Spacely : 3 à 5 jours en moyenne
→ Vous facturez 10 jours plus tôt.
Cas pratique fictif : Cabinet Durand & Associés (Lyon)
Situation initiale :
- Cabinet de 3 avocats spécialisés en droit du travail.
- 20 nouveaux dossiers par mois.
- Temps moyen de collecte : 4h par dossier.
Problématiques rencontrées :
- Clients qui envoient leurs bulletins de paie en 5 fois
- Pièces manquantes découvertes au moment de rédiger la requête
- Assistante saturée par les relances téléphoniques
Après mise en place de Spacely :
- Temps de collecte : 45 minutes par dossier
- 100% des dossiers complets avant analyse juridique
- Assistante libérée pour d'autres tâches (gestion d'agenda, suivi procédure)
ROI mensuel :
20 dossiers × 3h15 gagnées = 65 heures récupérées par mois
À 200€/heure (taux horaire moyen), cela représente 13 000€ de temps facturable récupéré chaque mois.
Les erreurs à éviter dans la collecte de pièces en droit du travail
❌ Erreur n°1 : Demander "tous les bulletins de paie"
Trop vague. Le client envoie 3 bulletins récents ou 10 ans de bulletins en vrac.
✅ Bonne pratique : "Les 12 derniers bulletins de paie (de janvier 2024 à décembre 2024)"
❌ Erreur n°2 : Accepter des photos illisibles
Un bulletin de paie flou = impossible de vérifier les heures supplémentaires ou les primes.
✅ Bonne pratique : L'outil détecte automatiquement la qualité du document et demande un nouveau scan si nécessaire.
❌ Erreur n°3 : Ne pas vérifier la cohérence temporelle
Exemple : le client vous envoie des bulletins de janvier, mars, juin... Il manque février, avril, mai.
✅ Bonne pratique : La checklist identifie automatiquement les mois manquants.
Checklist : Les pièces indispensables selon le type de contentieux
Licenciement abusif
- □ 12 derniers bulletins de paie
- □ Contrat de travail + avenants
- □ Lettre de licenciement (LRAR)
- □ Certificat de travail
- □ Attestation Pôle Emploi
- □ Convocation entretien préalable
- □ Compte-rendu entretien préalable (si existant)
Harcèlement moral
- □ Attestations de témoins
- □ Certificats médicaux
- □ Arrêts de travail
- □ Échanges de mails/SMS avec supérieur hiérarchique
- □ Comptes-rendus d'entretiens
- □ Courriers de mise en demeure
Heures supplémentaires
- □ 36 derniers bulletins de paie (3 ans)
- □ Planning de travail / badgeages
- □ Échanges de mails prouvant les horaires
- □ Attestations de collègues
- □ Convention collective applicable
Conclusion : automatiser pour mieux défendre
En droit du travail, le temps est votre ressource la plus précieuse. Chaque heure passée à relancer un client pour un bulletin de paie manquant est une heure en moins pour :
- Analyser le fond du dossier
- Préparer une stratégie de défense solide
- Négocier avec la partie adverse
- Plaider devant le conseil de prud'hommes
Automatiser la collecte de pièces n'est pas un gadget technologique, c'est un levier de compétitivité et de qualité de service.
- Vos clients bénéficient d'un parcours clair et professionnel.
- Vos collaborateurs récupèrent du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée.
- Votre cabinet facture plus vite et mieux.
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